Gesprächsnotiz nach dem Telefonat: Vorlage und Tipps

Ein Telefonat ist schnell geführt, doch was besprochen wurde, ist ein paar Tage später oft nur noch halb präsent. Eine gute Gesprächsnotiz hält fest, was zählt: wer, was, und was als Nächstes passiert. Hier lesen Sie, was hineingehört, wie Sie die Notiz in wenigen Minuten schreiben und finden eine Vorlage zum Übernehmen.

Im Vertrieb entstehen die wichtigsten Informationen oft am Telefon: ein Bedarf, ein Einwand, ein Termin, eine Zusage. Bleibt das im Kopf oder auf einem Zettel, wissen weder Kolleginnen und Kollegen noch Sie selbst nächste Woche, was vereinbart war. Die Gesprächsnotiz ist deshalb kein Papierkram, sondern das Gedächtnis Ihrer Kundenbeziehung.

Warum sich die Notiz direkt nach dem Gespräch lohnt

Je länger Sie warten, desto mehr Details gehen verloren, und desto größer wird die Hürde, die Notiz überhaupt zu schreiben. Direkt nach dem Auflegen sind Zusagen, Formulierungen und Stimmung noch frisch. Planen Sie dafür bewusst ein paar Minuten ein, bevor das nächste Telefonat oder die nächste Aufgabe beginnt.

Eine brauchbare Notiz beantwortet später diese Fragen, ohne dass jemand nachfragen muss:

• Wer hat mit wem gesprochen, und wann?
• Worum ging es, und was wurde entschieden oder zugesagt?
• Was ist der nächste Schritt, wer macht ihn, und bis wann?

Was in eine Gesprächsnotiz gehört

Schreiben Sie nicht das Gespräch mit, sondern das Ergebnis. Diese Angaben haben sich bewährt:

1. Datum, Uhrzeit und Art des Kontakts. Ein eingehender oder ausgehender Anruf? Ein kurzer Rückruf oder ein längeres Gespräch?
2. Kunde und Gesprächspartner. Mit wem genau haben Sie gesprochen? Wer beim Kunden noch mitentscheidet, ist oft wichtiger als gedacht.
3. Anlass. Warum wurde angerufen? Rückfrage zum Angebot, Terminabsprache, Reklamation?
4. Inhalt in Stichpunkten. Bedarf, Einwände, genannte Mengen, Wünsche. Wörtliche Zitate nur, wenn sie wirklich wichtig sind.
5. Vereinbarungen. Was haben beide Seiten zugesagt? Das ist der Teil, über den später am ehesten gestritten oder gerätselt wird.
6. Nächster Schritt mit Datum. Ohne Termin bleibt jeder nächste Schritt eine Absichtserklärung. Wie Sie das organisieren, lesen Sie in Wiedervorlage im Vertrieb: So geht kein Kunde verloren.

Vorlage zum Übernehmen

Diese Vorlage passt auf eine halbe Seite und lässt sich in Word, Excel oder einem CRM verwenden. Passen Sie die Felder an Ihren Vertrieb an, aber halten Sie sie kurz:

Beispiel: eine ausgefüllte Gesprächsnotiz

So könnte die Notiz nach einem Rückruf aussehen. Firma und Inhalte sind ausgedacht.

Tipps für Notizen, die man später versteht

• Ergebnis vor Verlauf. Die wichtigste Zeile steht oben: Was wurde entschieden?
• Kurze, vollständige Sätze. „Angebot ok, Lieferzeit offen“ ist besser als ein Wortlaut, den niemand mehr nachvollzieht.
• Namen und Funktionen notieren. Wer das nächste Mal anruft, will wissen, mit wem er spricht.
• Immer einen nächsten Schritt festhalten. Auch „kein Bedarf, im Frühjahr wieder anrufen“ ist ein nächster Schritt.
• Einheitlich schreiben. Gleiche Felder in gleicher Reihenfolge machen Notizen lesbar und auswertbar.
• Nichts schreiben, was der Kunde nicht lesen dürfte. Notizen können personenbezogene Daten enthalten. Halten Sie sich an Sachliches, und klären Sie Einzelheiten mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Fünf Minuten nach dem Auflegen: eine einfache Routine

Die beste Vorlage nützt nichts, wenn die Notiz nicht entsteht. Eine kleine Routine hilft: Planen Sie nach jedem Kundentelefonat einen kurzen Puffer ein, bevor Sie zum nächsten Anruf greifen. Schreiben Sie zuerst das Ergebnis und den nächsten Schritt mit Datum, danach den Rest. Wenn die Zeit knapp ist, genügen diese zwei Angaben, und Details ergänzen Sie am Abend. Kurze Rückrufe ohne neue Information brauchen nur eine Zeile. Wichtig ist, dass die Notiz am selben Tag und am selben Ort entsteht, an dem auch die Kollegen sie suchen würden.

Häufige Fehler

• Zu spät schreiben. Was erst am Freitag für die ganze Woche nachgetragen wird, ist ungenau oder fehlt.
• Zu viel schreiben. Lange Protokolle liest niemand. Die Notiz muss in einer halben Minute erfassbar sein.
• Kein Datum beim nächsten Schritt. „Bald nachfassen“ landet nirgends im Kalender.
• Notizen an verschiedenen Orten. Mal im Notizbuch, mal in Outlook, mal in Excel: Am Ende findet niemand etwas wieder.
• Nur für sich selbst schreiben. Gedacht ist die Notiz auch für die Vertretung im Urlaub oder die Kollegin, die den Kunden übernimmt.

Von der Zettelnotiz zum CRM

Mit Papier, Word oder Excel funktioniert die Gesprächsnotiz, solange nur eine Person mit den Kunden arbeitet. Sobald mehrere zugreifen oder Wiedervorlagen nachverfolgt werden müssen, entsteht Suchaufwand. Wo die Grenzen einer Kundenliste liegen, beschreibt Excel als CRM: Wann die Kundenliste nicht mehr reicht. Für Termine vor Ort gibt es eine eigene Besuchsbericht-Vorlage.

Gesprächsnotizen mit Iris

Iris ist unser schlankes CRM für Vertrieb und Außendienst. Die Gesprächsnotiz heißt dort Besuchsbericht, und sie funktioniert auch für Telefonate:

• Art des Kontakts wählen: Besuch, Telefonat oder Videocall.
• Direkt beim Kunden schreiben: Sie halten Notizen und nächste Schritte beim Kunden fest, ein Ansprechpartner ist dort als Hauptkontakt markiert.
• Wiedervorlage setzen: Die Wiedervorlage entsteht beim Besuchsbericht und landet in Ihrem Outlook-Kalender. Fällige und überfällige Wiedervorlagen zeigt Iris gesammelt an.
• Verlauf nachlesen: Im Verlauf eines Kunden steht, was zuletzt besprochen wurde. Auch eine Vertretung findet es dort.

Iris liest und schreibt dabei nur Ihren Outlook-Kalender. Iris kostet 19 € pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. und läuft auf Servern in Deutschland.