Excel als CRM: Wann die Kundenliste nicht mehr reicht

Fast jede Kundenverwaltung beginnt mit einer Excel-Liste. Das ist kein Fehler. Hier lesen Sie, wann Excel als CRM reicht, woran Sie merken, dass die Liste an Grenzen stößt, und was Sie vor dem Umstieg vorbereiten sollten.

Excel ist auf jedem Rechner installiert, jeder kann damit umgehen und eine Kundenliste ist in einer Stunde angelegt. Für den Anfang ist das oft genau richtig. Mit der Zeit kommen aber Kollegen dazu, Notizen werden länger und Termine wollen eingehalten werden. Dann wird aus der praktischen Liste ein Problem, das niemand bemerkt, bis ein Kunde fragt, warum sich keiner gemeldet hat.

Wann Excel als CRM reicht

Eine Excel-Kundenliste kann völlig ausreichen, wenn

• eine Person die Liste pflegt und sie auch als Einzige nutzt,
• die Zahl der Kunden überschaubar ist,
• Sie vor allem Stammdaten brauchen: Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer,
• Termine und Wiedervorlagen ohnehin in Ihrem Kalender stehen.

Dann lohnt es sich eher, die Liste sauber aufzubauen, als sofort Software einzuführen.

So bauen Sie die Excel-Kundenliste sauber auf

1. Eine Zeile pro Kunde, eine eindeutige Kundennummer. Die Nummer verbindet alles andere.
2. Ansprechpartner auf ein eigenes Blatt. Pro Person eine Zeile mit Kundennummer, Name, Funktion und Kontaktdaten.
3. Kontakte auf ein eigenes Blatt. Pro Gespräch eine Zeile: Datum, Kundennummer, Art des Kontakts, Notiz, nächster Schritt. So wächst der Verlauf nach unten statt in eine immer längere Zelle.
4. Als Tabelle formatieren. Mit „Als Tabelle formatieren“ bekommen Sie Filter und Sortierung, und neue Zeilen übernehmen automatisch das Format.
5. Auswahllisten statt Freitext. Über die Datenüberprüfung legen Sie feste Werte fest, etwa für Betreuer oder Art des Kontakts. Das verhindert fünf Schreibweisen für dasselbe.
6. Keine verbundenen Zellen. Sie stören beim Filtern und Sortieren.
7. Eine Datei an einem festen Ort. Legen Sie die Liste an einem gemeinsamen Speicherort ab, statt sie per E-Mail herumzuschicken.

Sieben Anzeichen, dass die Liste nicht mehr reicht

1. Es gibt mehrere Versionen. „Kunden_aktuell.xlsx“ und „Kunden_aktuell_neu.xlsx“ liegen nebeneinander, und niemand weiß, welche stimmt.
2. Wiedervorlagen werden vergessen. Eine Spalte „nächster Kontakt“ erinnert niemanden. Man muss die Liste aktiv durchsehen, und das passiert im Tagesgeschäft selten.
3. Der Verlauf passt nicht mehr in eine Zelle. Die Notizen-Spalte ist zum Roman geworden, und das Wichtige steht irgendwo in der Mitte.
4. Niemand weiß, wer zuletzt mit dem Kunden gesprochen hat. Vor jedem Anruf wird erst im Team herumgefragt.
5. Kunden geraten in Vergessenheit. Wer lange nichts bestellt und nichts reklamiert hat, fällt in der Liste nicht auf.
6. Jede Auswertung ist Handarbeit. Für die Frage nach den wichtigsten Kunden oder der Zahl der Besuche baut jemand jedes Mal eine neue Pivot-Tabelle.
7. Zuständigkeiten fehlen. Excel kennt keine Betreuer und keine Rollen. Wer die Datei öffnen kann, sieht alle Kunden, und wer das Unternehmen verlässt, kann eine Kopie mitnehmen.

Treffen drei oder mehr Punkte zu, kostet die Liste wahrscheinlich mehr Zeit, als sie spart.

Was ein CRM anders macht

Ein CRM (Customer Relationship Management) ist im Kern eine Kundendatenbank, die auf die Arbeit im Vertrieb zugeschnitten ist. Der Unterschied zur Excel-Liste liegt weniger in den Daten als im Ablauf:

• Jeder Kunde hat eine eigene Seite mit Ansprechpartnern und dem ganzen Verlauf.
• Gesprächsnotizen werden als Bericht beim Kunden gespeichert, nicht in einer Zelle.
• Wiedervorlagen erinnern von selbst, statt in einer Spalte zu stehen.
• Jeder Kunde hat einen Betreuer, und jeder sieht schnell seine eigenen Kunden.
• Auswertungen sind da, ohne dass jemand eine Tabelle baut.

Wie ein guter Gesprächsbericht aufgebaut ist, zeigt unser Beitrag Besuchsbericht im Außendienst: Vorlage, Aufbau und Beispiel.

Was Sie vor dem Umstieg vorbereiten sollten

• Liste bereinigen: Dubletten zusammenführen, ehemalige Kunden markieren, Schreibweisen vereinheitlichen.
• Betreuer festlegen: Wer ist für welchen Kunden zuständig?
• Wenige Pflichtfelder: Legen Sie fest, was wirklich jeder ausfüllen muss. Der Rest ist freiwillig.
• Datenübernahme klären: Fragen Sie vorab, wie Ihre bestehende Liste ins neue System kommt.
• Klein anfangen: Erst ein Team, dann alle. So zeigt sich früh, was im Alltag fehlt.

Und wenn Ihre Excel-Datei längst mehr ist als eine Kundenliste, mit Formeln, Makros und einem eigenen Ablauf? Dann ist ein Standard-CRM vielleicht nicht die passende Antwort. Wie wir solche Dateien durch ein eigenes Tool ersetzen, zeigt unser Beispiel Excel ablösen.

Iris: das einfache CRM von Digital Rally

Iris ist unser schlankes CRM für Vertrieb und Außendienst. Alle Kunden stehen an einem Ort, mit Suche und Filtern. Jeder Kunde hat einen Betreuer, „Nur meine Kunden“ zeigt Ihre eigenen. Pro Kunde pflegen Sie die Ansprechpartner, einer davon ist der Hauptkontakt.

Nach Besuch, Telefonat oder Videocall schreiben Sie einen Besuchsbericht. Die Wiedervorlage entsteht dabei und landet in Ihrem Outlook-Kalender. Den Umsatz pro Monat tragen Sie auf der Kundenseite ein, das Dashboard zeigt die Top-Kunden nach Umsatz und wer seit Längerem keinen Kontakt hatte. Fragen zu Ihren Daten stellen Sie der KI-Auswertung in normaler Sprache.

Iris kennt zwei Rollen, Administrator und Benutzer. Wird ein Benutzer entfernt, bleiben seine Kunden erhalten.