Ein Besuchsbericht hält fest, was beim Kunden besprochen wurde und was als Nächstes passiert. Hier finden Sie, was hineingehört, eine Vorlage zum Übernehmen und ein ausgefülltes Beispiel.
Im Außendienst entscheidet sich viel in Gesprächen: beim Besuch vor Ort, am Telefon oder im Videocall. Was dort vereinbart wird, steht danach oft nur im Notizbuch oder im Kopf des Verkäufers. Fällt er aus, wechselt er das Gebiet oder verlässt er das Unternehmen, fehlt dieses Wissen. Ein guter Besuchsbericht verhindert das. Er macht den Stand beim Kunden für alle nachvollziehbar und sorgt dafür, dass zugesagte nächste Schritte auch passieren.
Was gehört in einen Besuchsbericht?
Ein Besuchsbericht muss kein Roman sein. Entscheidend ist, dass jeder Bericht dieselbe Struktur hat. Dann findet man auch nach Monaten schnell, was mit einem Kunden besprochen wurde. Diese Angaben gehören hinein:
- Kunde und Ansprechpartner: mit wem Sie gesprochen haben, etwa aus Einkauf, Geschäftsführung oder Technik.
- Datum und Art des Kontakts: Besuch, Telefonat oder Videocall. Auch kurze Telefonate zählen, wenn etwas vereinbart wurde.
- Anlass: warum das Gespräch stattfand, zum Beispiel Jahresgespräch, Reklamation oder neues Projekt.
- Besprochene Themen: die wichtigsten Punkte in Stichworten.
- Ergebnisse und Vereinbarungen: was zugesagt wurde, von Ihnen und vom Kunden.
- Nächste Schritte mit Termin: was bis wann passiert und wer sich darum kümmert.
- Wiedervorlage: wann Sie sich wieder beim Kunden melden.
Je nach Branche kommen weitere Felder dazu, etwa Wettbewerber, die der Kunde erwähnt, oder ein geschätztes Potenzial. Fügen Sie nur Felder hinzu, die später auch jemand auswertet. Jedes zusätzliche Pflichtfeld macht das Schreiben mühsamer.
Vorlage zum Übernehmen
Diese Vorlage können Sie in Word, in Ihr E-Mail-Programm oder in ein Formular übernehmen. Die Hinweise in Klammern ersetzen Sie durch Ihre Angaben.
Besuchsbericht
Kunde: (Firmenname, Ort)
Ansprechpartner: (Name, Funktion)
Datum und Art: (TT.MM.JJJJ, Besuch / Telefonat / Videocall)
Anlass: (warum das Gespräch stattfand)
Besprochen: (die wichtigsten Punkte in Stichworten)
Vereinbart: (Zusagen von beiden Seiten)
Nächste Schritte: (was, wer, bis wann)
Wiedervorlage: (Datum der nächsten Kontaktaufnahme)
Beispiel: ein ausgefüllter Besuchsbericht
So könnte ein Bericht nach einem Besuch bei einem Bestandskunden aussehen. Firma und Inhalte sind ausgedacht.
Besuchsbericht Musterbau GmbH
Ansprechpartner: Leitung Einkauf
Art: Besuch vor Ort
Anlass: Jahresgespräch, Planung für das kommende Jahr
Besprochen: Zufriedenheit mit den Lieferzeiten, geplanter Umbau der Halle 2, Interesse an einem zweiten Produkt
Vereinbart: Wir schicken ein Angebot für das zweite Produkt, der Kunde nennt uns die Mengen für den Umbau.
Nächste Schritte: Angebot bis Freitag (Außendienst), Mengen bis Monatsende (Kunde)
Wiedervorlage: in zwei Wochen, Angebot nachfassen
Tipps für gute Besuchsberichte
- Direkt nach dem Termin schreiben. Fünf Minuten im Auto nach dem Besuch sind genauer als eine Stunde am Freitagnachmittag.
- Nächste Schritte immer mit Datum. „Melde mich wieder“ ist keine Vereinbarung. „Angebot bis Freitag“ schon.
- Stichworte statt Fließtext. Der Bericht muss für Kollegen verständlich sein, nicht schön formuliert.
- Auch Telefonate und Videocalls festhalten. Sonst fehlt genau das Gespräch, in dem die Entscheidung fiel.
- Nur Geschäftliches notieren. Private Details über Ansprechpartner gehören nicht in den Bericht. Das gebietet auch der Datenschutz: Speichern Sie nur, was Sie für die Geschäftsbeziehung brauchen.
Häufige Fehler
- Berichte liegen verstreut. Ein Teil steht in E-Mails, ein Teil in Word-Dateien, ein Teil im Notizbuch. Dann findet niemand den letzten Stand.
- Die Wiedervorlage steht nur im Bericht. Ein Datum im Text erinnert niemanden. Es muss im Kalender landen.
- Jeder schreibt anders. Ohne gemeinsame Vorlage lassen sich Berichte nicht vergleichen und nicht auswerten.
Vom Word-Dokument zum CRM
Eine Vorlage in Word oder E-Mail ist ein guter Anfang. Spätestens wenn mehrere Leute im Außendienst arbeiten, wird es mühsam: Wer hat zuletzt mit dem Kunden gesprochen? Welche Wiedervorlagen sind diese Woche fällig? Bei welchen Kunden war lange niemand? Solche Fragen beantwortet ein Ordner voller Dokumente nicht.
Ein CRM speichert jeden Bericht beim Kunden. Der Verlauf zeigt, was zuletzt besprochen wurde, und Wiedervorlagen erinnern von selbst. Wenn Sie heute mit einer Excel-Liste arbeiten, lesen Sie dazu auch Excel als CRM: Wann die Kundenliste nicht mehr reicht.
Besuchsberichte mit Iris
Für genau diesen Ablauf haben wir Iris entwickelt, ein schlankes CRM für Vertrieb und Außendienst. In Iris schreiben Sie den Besuchsbericht direkt beim Kunden: Art des Kontakts (Besuch, Telefonat oder Videocall), Notizen und nächste Schritte. Die Wiedervorlage entsteht beim Bericht und landet in Ihrem Outlook-Kalender. Fällige und überfällige Wiedervorlagen zeigt Iris gesammelt an.
Kunden, zu denen es seit einer festgelegten Zahl von Tagen keinen Kontakt gab, markiert Iris als „ruhig“. Und mit der KI-Auswertung fragen Sie in normaler Sprache, etwa: „Wie viele Besuche, Telefonate und Videocalls hatten wir pro Monat in diesem Jahr?“
Kurz gesagt
Ein guter Besuchsbericht nennt Kunde, Ansprechpartner, Art des Kontakts, Besprochenes, Vereinbarungen und nächste Schritte mit Termin. Schreiben Sie ihn direkt nach dem Gespräch, immer mit derselben Struktur, und sorgen Sie dafür, dass die Wiedervorlage im Kalender landet.